Zaradi nepovezanih poslovnih sistemov podjetja zapravljajo čas in denar. Vendar obstaja rešitev!
HLB FINSERVIS je na voljo podjetjem pri implementaciji in optimizaciji poslovnih procesov
Danes podjetja ustvarjajo več podatkov kot kadar koli prej. Prodaja, računovodstvo, nabava, skladiščenje, kadri in projektno vodenje ustvarjajo ogromno informacij, s katerimi naj bi si pomagali pri sprejemanju najboljših poslovnih odločitev. Vendar se v praksi številna podjetja še vedno soočajo z istim izzivom, saj so njihovi podatki razpršeni po različnih programih, procesi med seboj še vedno niso povezani, zaposleni pa izgubljajo dragocen čas za administracijo namesto za delo, ki ustvarja dodano vrednost.
V nadaljevanju predstavljamo osem najpogostejših izzivov, s katerimi se srečujejo podjetja, ter načine, kako jih lahko sodobni poslovni sistemi rešijo.
- Podatki so razpršeni po različnih programih
Veliko podjetij uporablja ločene programe za računovodstvo, prodajo, CRM, skladišče, kadrovske procese in projektno vodenje, zato so podatki na različnih mestih, kar pa otežuje pregled nad poslovanjem. Ko vodstvo želi pridobiti celovito sliko o poslovanju, je pogosto treba podatke zbirati iz različnih virov, kar povečuje možnost napak in podaljšuje čas priprave analiz.
Rešitev: Integrirani celoviti poslovnoinformacijski sistemi združujejo ključne procese v enotno okolje, kjer imajo vsi oddelki dostop do enakih in ažurnih informacij.
- Preveč časa za administracijo in odpravljanje napak
Številna podjetja še vedno iste podatke večkrat vnašajo v različne programe. Podatki o strankah, naročilih ali računih se pogosto prenašajo ročno, kar povečuje administrativno breme, možnost napak in neusklajenost med oddelki. Ko prodaja, računovodstvo in skladišče uporabljajo različne evidence, se hitro pojavijo zamude, potreba po dodatnem preverjanju podatkov in preveč nepotrebnega dela.
Rešitev: Podatki se v integrirane celovite poslovne sisteme vnesejo le enkrat, nato pa so dostopni vsem oddelkom, ki jih potrebujejo. Avtomatizacija procesov in uporaba umetne inteligence zmanjšata količino rutinskega dela, povezani procesi pa zagotavljajo zanesljivejše podatke in manj napak.
- Vodstvo nima vpogleda v podatke v realnem času
Veliko direktorjev in menedžerjev še vedno sprejema odločitve na podlagi poročil, ki prikazujejo stanje iz preteklosti. V hitro spreminjajočem se poslovnem okolju je to lahko velika konkurenčna slabost. Če podjetje nima ažurnega pregleda nad prihodki, stroški, denarnim tokom ali stanjem zalog, se pogosto odziva prepozno.
Rešitev: Sodobni poslovni sistemi omogočajo dostop do ključnih poslovnih podatkov v relativno kratkem času, na podlagi katerih lahko vodilni hitreje in učinkoviteje sprejemajo odločitve.
- Obstoječi sistemi ne sledijo rasti podjetja
Programska oprema, ki je ustrezala potrebam podjetja pred petimi leti, danes pogosto predstavlja veliko omejitev. Rast podjetja običajno prinese več strank, več zaposlenih, več procesov in več podatkov, kar zahteva bolj prilagodljive rešitve, ki jih številne programske opreme ne omogočajo.
Rešitev: Integrirani sistemi so modularni in omogočajo postopno nadgradnjo funkcionalnosti glede na razvoj in potrebe podjetja ter rastejo skupaj z njim.
- Številni novi sistemi so pogosto preveč zapleteni za uporabnike
Eden najpogostejših razlogov za neuspešno digitalizacijo je odpor zaposlenih do novih orodij. Če je sistem preveč zapleten, ga uporabniki ne sprejmejo, zato podjetje ne doseže pričakovanih koristi in prednosti, ne glede na kakovost rešitve.
Rešitev: Pomembno je, da je uporabniška izkušnja preprosta, intuitivna in prilagojena vsakodnevnemu delu zaposlenih.
- Povezovanje različnih sistemov ustvarja dodatne stroške
Več različnih programov je, več je stroškov za licence, integracije, vzdrževanje in podporo. Poleg finančnega vidika se povečuje tudi kompleksnost upravljanja informacijskega okolja.
Rešitev: Enotna platforma zmanjša potrebo po številnih ločenih orodjih in poenostavi upravljanje poslovnih procesov.
- Tradicionalni celoviti informacijski sistemi so pogosto predragi
Veliko malih in srednje velikih podjetij se zaveda prednosti digitalizacije, vendar se zanjo pogosto ne odločijo zaradi visokih stroškov implementacije in vzdrževanja. Tako ostajajo pri zastarelih sistemih, ki, kot že omenjeno, dolgoročno prinašajo še več stroškov.
Rešitev: Sodobne poslovne platforme podjetjem omogočajo, da začnejo uporabljati module, ki jih trenutno potrebujejo, potem pa sistem postopoma nadgrajujejo. Tako lahko digitalizacijo uvajajo bolj premišljeno, z nižjimi začetnimi stroški in jasnejšim razmerjem med vložkom ter koristmi za poslovanje.
- Programska oprema sama po sebi ne prinese rezultatov
Nakup novega sistema je šele prvi korak. Brez ustrezne implementacije, optimizacije procesov in usposabljanja uporabnikov tudi najboljša programska oprema ne bo prinesla pričakovanih rezultatov. Uspešna digitalizacija zahteva razumevanje poslovnih procesov in jasno strategijo uvajanja sprememb.
Rešitev: Ključno je sodelovanje s partnerjem, ki razume tako tehnologijo kot poslovanje ter lahko pomaga pri celotnem procesu uvajanja.
Prihodnost pripada povezanim sistemom
Podjetja danes torej ne potrebujejo več le programskih rešitev, ampak bolj povezane procese, boljšo preglednost in hitrejši dostop do informacij. Prav zato se vse več podjetij odloča za sodobne celovite poslovne informacijske sisteme, kot je Odoo, ki na enem mestu povezujejo računovodstvo, prodajo, nabavo, skladišče, CRM in druge ključne poslovne funkcije. Odoo je odprtokodni informacijski sistem, ki ga je mogoče prilagoditi lokalnim zahtevam in potrebam partnerjev.
HLB FINSERVIS je kot prvi računovodski partner sistema Odoo v Sloveniji podjetjem na voljo kot strokovni partner pri digitalizaciji, optimizaciji poslovnih procesov in povezovanju računovodstva s celotnim poslovnim sistemom podjetja. Za več informacij o tem, kako lahko Odoo podpre vaše poslovanje, se obrnite na naše svetovalce.
